Reforma dyżurów Q&A

Rok liczy 52 tygodnie, więc siłą rzeczy w skali roku każdy/a członek/ini zrobił(a)by o jeden dyżur więcej niż teraz, tzn. 13 dyżurów (52/4). W zaproponowanej reformie nie jest przewidziana ‘rekompensata’ za to większe zaangażowanie.

Można by rozważyć rozwiązanie praktykowane m.in. w brukselskiej kooperatywie Bees Coop, w której dyżury trwają 15 minut krócej. W takim modelu członkowie/inie dyżurują o 2 godziny mniej w skali roku. W naszej kooperatywie jednak taka zmiana godzin rozpoczęcia i zakończenia dyżurów wymagałaby otworzenie dodatkowej puli stałych dyżurów sklepowych, żeby pokryć przerwy między dyżurami. W ciągu miesiąca musielibyśmy znaleźć miejsce na dodatkowe 32 stałe dyżury w każdym sklepie. To byłoby możliwe tylko wtedy, gdyby nasz kolektyw liczył do stu członków/iń więcej.

Każdy miesiąc kalendarzowy zawiera 4 tygodnie: A, B, C i D, ewentualnie uzupełnione o początek kolejnego cyklu 4-tygodniowego. Jeśli np. dany miesiąc kalendarzowy liczy 30 dni, to pierwsze 4 tygodnie tego miesiąca (28 dni) są po kolei tygodniami A, B, C i D, a pozostałe dwa dni już są objęte kolejnym tygodniem A. Wybór ‘stałego’ dyżuru zakłada, że w tym i kolejnych 5 miesiącach również w tym samym trybie będziesz odrabiać dyżur. Decydujesz się tak naprawdę na 4 rzeczy: sklep (Wilcza lub Andersa, albo oba w przypadku transportu), dzień tygodnia (poniedziałek-sobota), literę tygodnia (A-D) i godziny dyżuru (np. 8:30-11:30).

Najlepiej to widać na przykładzie poniżej: gdybyś się zapisał(a) na stały dyżur w sklepie na Andersa w poniedziałki w (zielonym) tygodniu B od 8:30 do 11:30 i Twój okres członkowski trwałby od maja do października, to w maju zrobił(a)byś dyżur w poniedziałek 20.05, w czerwcu w poniedziałek 17.06, w lipcu w poniedziałek 15.07, w sierpniu w poniedziałek 12.08, we wrześniu w poniedziałek 9.09 i w październiku w poniedziałek 7.10. Po prostu śledź palcem pierwsze (bo poniedziałki) zielone pola w każdym miesiącu – tam masz dyżur.

• jest gwarantowane miejsce na sklepowy dyżur dla wszystkich członków/iń – nie panuje zasada ‘kto pierwszy, ten lepszy’;
• koordynator/ka ds. dyżurów nie musi poświęcać większości swojego czasu pracy na doraźne szukanie dyżurujących na najbliższe terminy;
• stały wygląd kalendarza eliminuje czasochłonną pracę tworzenia grafików od nowa co drugi miesiąc;
• w trybie 4-tygodniowym zawsze jest stała ilość pracy do zaplanowania, w przeciwieństwie do obecnego kalendarza, w którym jesteśmy mocno zależni od różnej długości miesięcy, pracujących sobót i ilości członków/iń;
• w przypadku konieczności zmiany dyżurujący/a może w łatwy sposób rozpoznać z kim może się zamieniać;
• osoby z (mniej lub bardziej) stałym grafikiem w pracy, studiach, itd. nie muszą co miesiąc zastanawiać się kiedy i gdzie się zapisać na dyżur;
• członkowie/inie zdobywają bardziej konkretne doświadczenia – będąc co miesiąc np. na otwarciu sklepu na Andersa wiesz dokładnie, jaka robota jest do zrobienia i możesz być liderem/ką dla nowych człónków/iń i kasjerów/ek;
• system ze stałymi zapisami proponuje od razu konkretne daty na podstawie kilku czynników, które sam/a wybierasz;
• tryb dyżurowania jest zgodny (równoległy) z okresem członkowskim.

Łącznie na dwa sklepy przewidziane jest 234 stałych dyżurów – do rozszerzenia/zmiany w razie potrzeby; na Wilczej 104; na Andersa 110; transporty 20+, w zależności od sezonu. Poza tym jest 64 wolno dostępnych dyżurów (z czego kilkadziesiąt ‘połówek’ – na Wilczej 30; na Andersa 34) i miejsce na kilkanaście/dziesiąt specjalnych dyżurów.

W kalendarza dyżurów stałe dyżury są w białych polach, wolno dostępne są fioletowych polach.

Sklepowych dyżurów (w czym gruntowne sprzątanie i transporty) jest ok. 300. Biorąc pod uwagę, że nie wszystkie gospodarstwa robią co miesiąc (sklepowe) dyżury, a niewygospodarowane dyżury mogą zostać pokryte przez osoby, które ich robią więcej ta ilość jest dość bezpieczna. Można ją nieco zmodyfikować, jeśli się okaże, że dyżurów będzie za mało.

Na plus:

• Większe prawdopodobieństwo, że dziury dyżurowe zostaną rozwiązane;
• Większa elastyczność (dla członków/iń);
• Większe prawdopodobieństwo, że zniżka ‘a konto’ w pierwszym miesiącu członkostwa w Kooperatywie ‘się zwróci’;
• Możliwość planowania jest większa – zaangażowanie się w Kooperatywie jest po stronie członków/iń i nie jest zależna od krótkich dwumiesięcznych okresów.

Na minus:

• Mniejsza przewidywalność (dla koordynatora/ki);
• Potencjalnie mniejsza regularność w dyżurowaniu może spowodować mniejszą wiedzę i zaangażowanie w ostatnich miesiącach okresu członkowskiego;

Urlop od dyżurów jest mało elastyczny (tylko od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca) i czasem mało czytelnym rozwiązaniem dla członków/iń i kasjerów/ek. Poza tym utrata prawa do zniżki w trakcie urlopu nie jest odpowiednią odpowiedzią na czyjąś nieobecność. Kumulacja dyżurów daje więcej możliwości, żeby zaplanować sobie czas, nie tracąc przy tym prawa do zniżki.

Tak, to zostaje bez zmian.

To nie działa na zasadzie ‘targu’ (że każdy/a może w dowolnym czasie przekazywać innemu/ej członkowi/ini nadmiar swoich dyżurów). Chodzi o to, że możesz zrobić dyżur za kogoś innego – za członka/inię, który/a z poważnego powodu nie jest w stanie odrabiać swojego dyżuru. Wystarczy to zgłosić koordynatorowi/ce ds. dyżurów. Jeśli na przykład musisz odwołać swój dyżur i nie masz fizycznej możliwości odrabiania tego dyżuru w inny sposób i w późniejszym terminie, to ktoś z kolektywu może tam być za ciebie. Inne formy ‘wymiany’ dyżurów nie są możliwe.

Tak, regulamin nie zmienia się pod tym względem: możesz odrabiać zaległy dyżur, jeśli to zgłaszasz przed zamknięciem kalendarza w danym miesiącu.

Jeśli decydujesz się na stałe zapisy, docelowo będziesz dyżurować o tej samej godzinie w tym samym sklepie. Możesz zmienić tryb dyżurowania po upływie bieżącego okresu członkowskiego albo w trakcie tego okresu zmienić pojedyncze terminy, na które jesteś zapisany/a. Możesz również zapisać się na doraźne, wolno dostępne dyżury w innym sklepie albo na inne zadania, jak tylko się pojawią.

Elektroniczne karty członkowskie eliminują konieczność zbierania pieczątek – już nie będzie problemu, jeśli zapomnisz o pieczątce po dyżurze albo źle przystemplujesz kartę. Dostajesz jedną kartę, więc nie musisz czekać na nową kartę, gdy przedłużasz członkostwo, a jeśli wracasz do Kooperatywy po przerwie w członkostwie można ją po prostu aktywować z powrotem. Po przedłużeniu członkostwa już nie musisz pokazywać dwóch kart (żeby potwierdzić, że masz odrobiony dyżur w tamtym miesiącu i opłaconą składkę w bieżącym miesiącu). Jeśli ktoś mocno zalega z płatnością składki w ratach albo nie pojawia się na dyżurze można w łatwy sposób anulować prawo do zniżki. Koordynator/ka ds. dyżurów już nie musi rozsyłać maili dla kasjerów/ek z potwierdzeniami prawa do zniżki. Jeśli zapominasz o karcie w sklepie, wystarczy mieć ze sobą zdjęcie kodu kreskowego. W przeciwieństwie do papierowych wersji elektroniczne karty (najprawdopodobniej) też można oblać kawą bez większych szkód :)

Połówki dyżurów są odpowiedzią na praktyczną potrzebę licznych członków/iń. Połówki dyżurów już teraz występują w dyżurach transportowych (krótsze trasy do 1,5h) albo czasem dzielimy jeden dyżur na dwie części, żeby osoba na dyżurze mogła pogodzić sytuację prywatną z pracą w sklepie (choroba, ciąże, itd.). Połówki dyżurów wieczorami (19:00-20:30) też są dużym plusem dla osób, które pracują w ciągu dnia i nie zdążą do sklepu na dyżur na 17:30, oraz dla koordynator/ki ds. dyżurów, żeby sprawniej móc pokryć dziury dyżurowe.

W obecnym regulaminie nie ma za bardzo na to pozwolenia, a zaproponowany nowy regulamin jednoznacznie na to pozwala.

Tak. Nakłada się drugi, czterotygodniowy kalendarz na obecny kalendarz, który jest niewidoczny dla członków/iń i w którym koordynator/ka ds. dyżurów zarządza dyżurami i zniżkami. W praktyce jednak nie wymaga to podwójnej pracy, bo podchodzimy do tego tak, że cały czas masz prawo do zniżki, chyba że twojego nazwiska nie ma w kalendarzu (odwołujesz dyżur, nie przedłużasz członkostwa, nie zapisujesz się na czas, itd.). Bank dyżurów i elektroniczne karty członkowskie pomogą w pilnowaniu tego.

Nie. System (PCMarket, zob. ekran poniżej) pozwala na hurtowy import listę członków/iń (imię, nazwisko i kilka technicznych parametrów), ale nie na archiwizację waszych paragonów w połączeniu z magazynem. Na tym etapie przygotowywania reformy nie wiemy, czy jest możliwość analizy indywidualnych zakupów i jak to by działało. Poza tym analiza zakupów członków/iń jest przetwarzaniem danych osobowych, na które musimy mieć wasze pozwolenie. Gdy przystępujesz do Kooperatywy, zgadzasz się na przetwarzanie danych osobowych w celach realizacji celów statutowych, co nie obejmuje monitorowanie zakupów. Nie mamy zamiaru ingerować w waszą prywatność ani zostawić otwartą furtkę na taką opcję.

Nic, oprócz tego, że kasjerki/rzy RKD też mają możliwość zaliczania dodatkowych godzin dyżurowych ‘do przodu’. Jeśli kasjer/ka RKD stoi w danym miesiącu na kasie raz przez 6 godziny, może pierwsze trzy godziny zaliczyć jako dyżur na dany miesiąc, a następne trzy godziny jako dyżur na przyszły miesiąc (zamiast jako bon zakupowy).

Jak tylko zapiszesz się na dyżur, dany termin będzie twój i dalej będziesz za niego odpowiedzialny/a. Możesz z niego zrezygnować, ale odpowiedzialność za szukanie zastępstwa też będzie po twojej stronie.

1. Przede wszystkim poinformuj o swojej nieobecności koordynatora/kę ds. dyżurów mailowo lub/i telefonicznie.
2. Jeśli zostało WIĘCEJ niż 48 godzin do twojego dyżuru, na który nie możesz przyjść nie musisz odwoływać dyżuru. Sprawdź w kalendarzu dyżurów, kto jest zapisany na terminy, w których możesz i zadzwoń do tych osób. Tabela z kontaktami do wszystkich naszych członków/iń znajdziesz na naszej stronie.
3. Koordynator/ka ds. dyżurów wykasuje cię z kalendarza i wprowadzi ewentualne zmiany. Może cię też wspierać w szukaniu zastępstwa.
4. Jeśli zostało MNIEJ niż 48 godzin do dyżuru, na którym miałeś/aś się pojawić musisz odwołać dyżur i zostawiasz tak zwaną ‘dziurę dyżurową’ (zob. niżej). Napisz jak najszybciej do wszystkich (kolektyw@dobrze.waw.pl) z pytaniem czy ktoś nie może cię zastąpić.

Od momentu przegłosowania reformy na Zgromadzeniu Walnym potrzebne jest trochę czasu, żeby wszystko ogarnąć. Przez co najmniej miesiąc koordynator ds. dyżurów będzie zbierał dostępności jak największej ilości członków/iń i próbować to wpasować w zaproponowany model kalendarza. To będzie czas na to, żeby sprawdzić, czy podział stałych i wolno dostępnych dyżurów jest adekwatny, gdzie mogą być luki i jak rozwiązać ewentualne wątpliwości. W międzyczasie nasza osoba kontaktowa od systemu magazynowego PCMarket musi władować listę członków/iń, żebyśmy mogli wygenerować kody kreskowe i zamówić elektroniczne karty członkowskie, na których te kody kreskowe będą wydrukowane. Też trzeba będzie oswoić się z nową aplikacją, w której członkowie/inie będą zapisywać się na dyżury – czy to przez skrypt w Google Arkusze, czy to w odrębnym programie jak Acuity Scheduling. Będzie to wszystko trwać od miesiąca do trzech.

Google Arkusze znasz, bo w tej chwili korzystamy z tej aplikacji. Znajdziesz wzór zapisu w przykładowym kalendarzu tutaj.

Druga opcja to Acuity Scheduling – ‘gotowa’ aplikacja, z której korzystają m.in. w Kooperatywie Karma w Toroncie (Kanada). Zakładka do zapisu na dyżury będzie wyglądać mniej więcej tak:

Ze strony koordynatora/ki ds. dyżurów aplikacja wygląda m.in. tak:

Acuity Scheduling też pozwala na integrację kalendarza na Facebooku, na WordPressie (na którym jest nasza strona internetowa), w innych aplikacjach Google, itd. Mógł/mogłabyś zapisać się na dyżur przez naszą stronę, w swoim prywatnym kalendarzu Google albo pod postem w naszej grupie na Facebooku!

Jeśli nie przedłużasz członkostwa, wyzerowuje ci się ilość dyżurów w ‘banku’.

Przewidziane jest ponad 200 dyżurów na stałe zapisy w ciągu 4 tygodni. To są wszystkie dyżury transportowe, połowa dyżurów ‘gruntowne sprzątanie’ i większość sklepowych dyżurów – codziennie co najmniej 4 (8:30-11:30, 11:30-14:30, 14:30-17:30 i 17:30-20:30 w tygodniu), czasem 5 (dodatkowo 9:30-12:30 w tygodniu). To nie przez przypadek: wszystkie te dyżury są połączone ze sobą i są konieczne w funkcjonowaniu sklepów. Te dyżury w pierwszej kolejności powinny zostać wypełnione.

Nic się nie zmienia. Po reformie możesz się po prostu rozliczyć z dodatkowych dyżurów tak jak inni.

Nic, oprócz tego, że transportowcy też mają możliwość zaliczania dodatkowych godzin dyżurowych ‘do przodu’. Jeśli np. robisz dwa pełne transporty, to możesz pierwsze trzy godziny zaliczyć jako dyżur na dany miesiąc, a następne trzy godziny jako dyżur na przyszły miesiąc (zamiast jako bon zakupowy).

Dyżur naprawczy jest konsekwencją nieobecności na dyżurze. Jeśli nie pojawiasz się na swoim dyżurze (bez uprzedzenia o swojej nieobecności) albo odwołujesz swój dyżur bez zastępstwa, poprosimy cię o zrobienie dwóch dyżurów w zamian – jednego dyżuru za ten, na którym miałe/aś się pojawić i jednego dodatkowego dyżuru.

Jeśli odwołujesz dyżur i znajduje się zastępstwo, nie musisz robić dyżuru naprawczego.